So automatisiert ein KI-gestützter Content-Workflow Blog, E-Mail und LinkedIn – schnell, strukturiert und skalierbar

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Content muss heute schnell sein. Und relevant. Und skalierbar. Vor allem aber: organisiert. Denn was früher mit einer Produktidee und einem Blogpost erledigt war, erfordert heute orchestrierte Kommunikation über mehrere Kanäle – idealerweise konsistent, effizient und abgestimmt.

Ein KI-gestützter Content-Workflow löst genau dieses Problem. In einem realen Projekt wurde ein solcher Workflow implementiert, der klassische Reibungsverluste in der Marketingkommunikation systematisch auflöst – ohne redaktionelle Qualität einzubüßen. Die Erfahrung zeigt: Wer wiederkehrende Abläufe automatisiert und klare Übergaben schafft, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch Wirkung.

Das Ausgangsproblem: zu viel Handarbeit, zu viele Schleifen

Vor dem Einsatz des Workflows sah der Ablauf klassisch aus – und war entsprechend fehleranfällig. Ein neues Feature wurde vom Produktteam vorgestellt, meist mündlich oder als Video. Marketing erarbeitete daraus manuell die erste Content-Basis: Blog, E-Mail, Social Media. Parallel liefen Rückfragen, Korrekturen, Abstimmungsschleifen. Ein Prozess, der selten unter drei Tagen abgeschlossen war – für eine einzelne Kommunikationsmaßnahme.

Der Flaschenhals lag nicht in der Kreativität, sondern in der Struktur: Informationen kamen unstrukturiert, Entscheidungen verzögerten sich, Arbeit wurde doppelt erledigt. Zeit, die in Strategie und Wirkung hätte fließen sollen, verpuffte in Meetings und Redaktionsschleifen.

Der neue Ansatz: ein KI-gestützter Content-Workflow

KI-gestützter Content-Workflow

Die Lösung bestand nicht in mehr Tools, sondern in einem systematisch aufgebauten Workflow – unterstützt durch KI und klare Prozesse. Ziel war es, wiederkehrende Schritte zu automatisieren, Übergaben zu standardisieren und Freigaben transparent zu gestalten. Der Workflow besteht aus sechs aufeinander abgestimmten Phasen:

  1. Input als Video
    Das Produktteam stellt die Neuerung per Video vor – z. B. via OneDrive. Kein langes Briefing, sondern authentisches Wissen direkt aus dem Team.
  2. Transkription mit Whisper API
    Das Video wird automatisch transkribiert. Der Vorteil: Geschwindigkeit, Genauigkeit, kein Informationsverlust.
  3. Strukturiertes Briefing in SeaTable
    Aus dem Transkript entsteht ein standardisiertes Redaktionsbriefing. Es wird in SeaTable dokumentiert – als zentrale Quelle für alle Beteiligten.
  4. Freigabeprozess über Jira
    Briefings, Entwürfe und Finalversionen durchlaufen einen klar definierten Freigabeprozess über Jira – mit Rollen, Deadlines und Kommentarfunktion.
  5. Content-Erstellung mit GPT-4
    GPT-4 generiert auf Basis des Briefings einen ersten Entwurf des Blogartikels. Der Text dient als Basis für Feinschliff und Finalisierung.
  6. Distribution über Make.com
    Der fertige Artikel wird automatisch für weitere Kanäle adaptiert: LinkedIn-Post, E-Mail-Flow, Landingpage – abgestimmt auf den Ursprungstext.

Das System ist modular aufgebaut und lässt sich jederzeit erweitern. Die eingesetzten Tools – Make.com, Whisper, SeaTable, Jira – arbeiten nahtlos zusammen. Der Fokus liegt dabei nicht auf technischer Spielerei, sondern auf Prozessklarheit.

Der Effekt: mehr Output, weniger Aufwand

Die Ergebnisse sprechen für sich: Der Zeitaufwand pro Story sank auf ein Drittel. Was zuvor drei Arbeitstage beanspruchte, war nun innerhalb eines halben Tages produktionsreif. Gleichzeitig wurde die inhaltliche Qualität nicht automatisiert, sondern strukturiert abgesichert.

Der Content wurde schneller veröffentlicht, war konsistenter über alle Kanäle und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Redaktionswissen wurde nicht mehr per E-Mail verstreut, sondern zentral dokumentiert. Das Feedback kam nicht verzögert, sondern prozessgesteuert. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit funktionierte reibungsloser.

Drei Erkenntnisse aus der Umsetzung

  1. Struktur schlägt Tempo.
    Wer nur schneller werden will, verliert Qualität. Wer den Prozess klärt, gewinnt beides: Geschwindigkeit und Substanz. Automatisierung ohne Struktur führt ins Chaos. Struktur mit Automatisierung bringt Wirkung.
  2. KI ist ein Werkzeug, kein Ersatz.
    GPT-4 ersetzt keine Redaktion. Aber es beschleunigt das, was standardisiert werden kann: Rohtexte, Vorschläge, Kanaladaptionen. Der menschliche Ton bleibt entscheidend – aber er muss nicht bei Null beginnen.
  3. Single Source of Truth ist Gold wert.
    Mit SeaTable wurde erstmals eine echte Datenbasis für Content geschaffen – mit Versionshistorie, Klarheit und Zugriff für alle Beteiligten. Wer je eine Textfreigabe in Excel nachverfolgen musste, weiß, was das bedeutet.

Warum das Thema 2025 entscheidend wird

2024 war das Jahr der Tool-Integration. 2025 wird das Jahr der Operationalisierung. Die Frage ist nicht mehr, ob KI im Marketing eine Rolle spielt – sondern wie professionell sie eingebunden ist. Wer heute keinen klaren Content-Workflow hat, verliert Geschwindigkeit. Wer keinen messbaren Use Case vorweisen kann, verliert Anschluss.

Ein KI-gestützter Content-Workflow ist kein Trend. Er ist die Voraussetzung für modernes Marketing – besonders in agilen, cross-funktionalen Teams. Denn Content ist keine Frage von Kreativität allein. Sondern von Organisation, Timing und Verlässlichkeit.

Weitere Einblicke in die Umsetzung datengetriebener Marketingstrategien und KI-gestützter Prozesse findest du auf der meiner Startseite.

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In meinem Blog teile ich Ideen, Erfahrungen und Strategien aus über 15 Jahren B2B Marketing. Themen, die in echten Projekten wichtig sind: Automatisierung, CRM, Content, KI – und manchmal auch einfach nur: Klarheit. Dazu gibt’s aktuelle Studien, die helfen, den Überblick zu behalten.

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