AI Ambassadors: Warum Multiplikatoren aus den Fachabteilungen der Schlüssel zu erfolgreicher AI Adoption sind

Letzte Woche im Weekly mit unseren 10 AI Ambassadors: Ein Engineer erklärt, wie er einen Agenten für externe Nutzer zugänglich gemacht hat. Ohne ihn hätte mich das lange Recherche gekostet. Dann zeigt jemand aus Account Management ein Tool, das ein Ambassador in Lovable gebaut hat, weil wir endlich verstanden haben, was das Team wirklich braucht. Und ein anderer Engineer kümmert sich gerade um die Adoption eines spezifischen Engineering Tools, weil die Nutzung zu niedrig ist. Er trainiert das besser als wir es je könnten.

Dann schaue ich auf die Teams ohne Ambassadors. Manche haben sich seit Wochen nicht eingeloggt.

Der Unterschied ist deutlich.

Vor fünf Monaten haben wir in einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden ein AI Ambassador Programm gestartet. Ich dachte: Gute Strategie, passende Tools, solide Trainings. Das wird laufen. Aber ehrlich? Ohne die 10 Ambassadors aus den Fachabteilungen wären wir heute nicht mal halb so weit.

Warum AI Projekte scheitern (und es liegt nicht an der Technologie)

BCG hat untersucht, woran AI Transformationen scheitern. Das Ergebnis: 70% hängen von Menschen und Prozessen ab. Nur 10% sind die Technologie selbst.

Trotzdem investieren Unternehmen massiv in Data Scientists und Machine Learning Engineers. Ich habe mir den Stellenmarkt angeschaut. Tausende offene Positionen für technische AI Rollen. Aber AI Adoption Manager? AI Enablement Specialists? Fehlanzeige.

Und dann wundern sich alle, warum die Tools nicht genutzt werden.

Was Ambassadors wirklich tun

Ein Ambassador ist kein IT Support. Und kein Vollzeit Job. Es sind Leute aus den Fachabteilungen, die AI Adoption in ihrem Bereich vorantreiben, während sie weiterhin ihre reguläre Arbeit machen.

Sie kennen die Prozesse und wissen, was wirklich gebraucht wird

Account Management braucht ein spezifisches Tool. Wir hätten Wochen gebraucht, um die Anforderungen zu verstehen, ein Tool zu evaluieren und umzusetzen. Ein Ambassador aus dem Team baut das in Lovable. Wir sind begeistert. Nicht weil das Tool so komplex ist, sondern weil jemand die fachlichen Anforderungen so gut kennt, dass er genau das richtige Tool auswählt und umsetzt.

Sie haben technisches Know how, das das zentrale Team nicht hat

Wie macht man einen Agenten für externe Nutzer zugänglich? Ich habe nicht das technische Know-how dafür. Zum Glück haben wir Ambassadors aus dem Engineering im Core Team. Die wissen, wie man APIs anbindet, wie man Zugriffsrechte konfiguriert, wie man das technisch sauber umsetzt.

Ohne sie wird es deutlich schwieriger.

Sie treiben Adoption in ihren Bereichen voran

Engineering hat ein spezialisiertes Tool eingeführt. Die Nutzung ist zu niedrig. Ein Core Ambassador kümmert sich explizit um das Training dieses einen Tools. Er weiß, welche Use Cases für Engineers relevant sind. Er spricht die Sprache des Teams. Er kann Fragen beantworten, die ich nicht beantworten könnte.

Das Training von jemandem aus dem Fachbereich hat eine deutlich höhere Akzeptanz als ein zentrales Training. Das ist keine Vermutung. Das sehe ich jede Woche.

Sie setzen Use Cases um, die sonst liegen bleiben würden

Ich habe einen Use Case Berechnungsagenten gebaut. Die Ambassadors nutzen den, um Use Cases aus ihren Teams zu bewerten und zu priorisieren. Der Agent schreibt die Ergebnisse automatisch nach Confluence und legt Jira Tickets an. So landen die Use Cases strukturiert im nächsten Sprint Planning.

Mit 10 Ambassadors, die jeweils ein bis zwei Use Cases pro Sprint umsetzen, kommen wir deutlich schneller voran als wenn das zentrale Team alles alleine machen müsste. Sie verstehen die fachlichen Anforderungen, können Ergebnisse direkt im Arbeitsalltag testen und geben qualifiziertes Feedback.

Ohne sie wären mein Kollege und ich nur mit Trainings beschäftigt. Wir würden Use Cases identifizieren, aber nicht umsetzen. Wir würden Tools einführen, aber nicht sicherstellen, dass sie genutzt werden. Wir würden Management Updates schreiben, aber keine echte Adoption sehen.

Wie wir die richtigen Ambassadors gefunden haben

Wir sind zwei Wege gegangen:

AI Assessment: Wir haben eine Umfrage gemacht. Wie viel AI nutzt ihr bereits? Welche Tools? Für welche Aufgaben? Das hat gezeigt, wer bereits experimentiert, wer neugierig ist, wer vorangeht.

Kick off Call für alle Interessenten: Wir haben das gesamte Unternehmen eingeladen. Alle, die Interesse am AI Ambassador Programm hatten, konnten teilnehmen. Wir haben erklärt, worum es geht, was geplant ist und was von Ambassadors erwartet wird.

Und dann haben wir mit Freiwilligen gearbeitet.

Warum Freiwillige? Weil wir die Early Adopters wollten. Die intrinsisch Motivierten. Die Menschen, die nicht müssen, sondern wollen.

Es gibt eine alte Change Management Regel: Fang mit den Early Adopters an. Die ziehen die anderen mit. Wenn du versuchst, alle gleichzeitig mitzunehmen, scheitert das häufig. Wenn du aber mit den Motivierten startest, demonstrieren diese, dass AI funktioniert. Sie teilen Best Practices. Sie beantworten Fragen. Und schrittweise zieht der Rest nach.

Genau das sehe ich in unserem Projekt.

Die größte Herausforderung: Management Commitment für Zeit

Das ist das Schwierigste.

Die Ambassadors sind motiviert. Sie möchten Use Cases umsetzen, trainieren, vorantreiben. Aber sie haben keine Zeit. Weil ihre Führungskraft das nicht freigibt. Weil das Tagesgeschäft Vorrang hat. Weil AI als nachrangig gesehen wird.

Meine Empfehlung: Mindestens 2 bis 3 Stunden pro Woche für Light Ambassadors. 5 bis 6 Stunden für Core Ambassadors.

Wir hatten anfangs auch Ambassadors mit nur einer Stunde eingeplant. Das funktioniert nicht. Ein halbstündiges Update Meeting verbraucht bereits die Hälfte. Dann bleibt keine Zeit für Use Cases, Trainings oder konkrete Umsetzung. Das führt zu Frust auf allen Seiten.

Deshalb: Hol dir das Commitment vom Management im Vorfeld. Bevor du jemanden zum Ambassador ernennst, kläre das mit der Führungskraft. Ist die Zeit wirklich verfügbar? Hat das Thema Priorität?

Wenn die Antwort nein ist, such eine andere Person. Denn ein Ambassador ohne Zeit ist kein Ambassador.

Wie wir Ambassadors einbinden

Ambassadors brauchen Struktur und regelmäßigen Austausch:

Weekly Update für alle Ambassadors: Was läuft gerade? Wo hakt es? Welche Use Cases sind umgesetzt? Das ist der Ort für Updates, Austausch und Best Practices.

Sprint Planning mit den Core Ambassadors: Welche Use Cases setzen wir im nächsten Sprint um? Wer bringt welche Anforderungen ein?

Teams Channel für alle Ambassadors: Für Fragen zwischendurch. Für News. Für schnelle Abstimmungen.

Persönlicher Kontakt: Mein Kollege und ich sind der First Point of Contact für die Ambassadors. Sie können jederzeit Unterstützung anfordern. Und die Fachabteilungen wissen: Bei AI Fragen ist der Ambassador der erste Ansprechpartner.

Warum es ohne Ambassadors nicht geht

Nach fünf Monaten kann ich sagen: Ambassadors sind ein zentraler Bestandteil eines AI Enablement Programms. Sie sind keine nette Ergänzung, sondern notwendig, damit AI wirklich im Arbeitsalltag ankommt.

Mit motivierten Menschen zusammenzuarbeiten, die etwas bewegen wollen, macht richtig Spaß. Die Ambassadors bringen fachliche Expertise, die ein zentrales Team nie haben kann. Sie kennen die Prozesse, sprechen die Sprache ihrer Teams und sorgen dafür, dass Tools nicht nur eingeführt, sondern auch genutzt werden.

Wir nutzen Langdock als zentrales Text Tool für das gesamte Unternehmen. Modellagnostisch, mit nativen Integrationen zu Confluence und Jira, geeignet für Knowledge Agenten, Dokumentation und Strategiesparring. Aber manche Bereiche brauchen spezialisierte Tools. Engineering benötigt spezielle Coding Tools. Legal benötigt Contract Review Tools. Marketing arbeitet mit Tools wie Lovable.

Diese fachspezifischen Tools zu evaluieren, zu testen und auszurollen, übernehmen die Ambassadors. Sie arbeiten mit Legal, IT Security und Compliance zusammen, um die Tools durch alle Freigabeprozesse zu bringen. Und dann treiben sie die Adoption in ihrem Bereich voran.

Ohne sie wird es schwieriger.

Wenn du ein AI Ambassador Programm aufbauen möchtest:

Führe ein AI Assessment durch. Finde heraus, wer bereits experimentiert.

Lade alle Interessenten zu einem Kick off ein. Arbeite mit Freiwilligen.

Hol dir das Commitment vom Management. Im Vorfeld. Für mindestens 2 bis 3 Stunden pro Woche.

Gib deinen Ambassadors Struktur. Regelmäßige Meetings, Austausch, klare Aufgaben.

Und dann: Lass sie arbeiten. Denn sie wissen besser als das zentrale Team, was in ihren Fachabteilungen funktioniert.

Quellen:

BCG: AI Transformation Is a Workforce Transformation